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Osthannoversche Eisenbahnen AG

Planung, Disposition und Kalkulation des Güterverkehrs mit dem neuen Trapeze Cargo Manager

„Die Implementierung des Trapeze Cargo Manager hebt die OHE auf eine weitere Erfolgsstufe, dieser Weg ist in dem jetzigen Marktumfeld zwingend notwendig.“

Michail Stahlhut
Vorstand
Osthannoversche Eisenbahnen AG

SNAPSHOT

Firma: Osthannoversche Eisenbahnen AG
Eigenes Streckennetz: 300 km
Anzahl Fahrzeuge: gut 50 Loks und Triebwagen sowie über 1.000 Güterwagen
Anzahl Mitarbeiter: 253
Hauptaufgaben: Eisenbahngüterverkehr
Trapeze-Produkte: Trapeze Operation Management System, ehemals Trapeze Dienst (für Personal- und Dienstverwaltung), Trapeze Cargo Manager (für Ressourcen-Planung, Disposition, Betriebsdatenerfassung, Kostenkontrolle und Managementauswertungen)

Der Dialog mit dem Kunden spielt in der Produktentwicklung der Trapeze Group eine wichtige Rolle. Schon immer haben Kunden durch ihre Ideen wichtige Impulse für die Weiterentwicklung der Programme gegeben. Die Osthannoverschen Eisenbahnen (OHE) waren maß­geblich am Ausbau der Funktionalität für den Güterbereich beteiligt. Das Unternehmen aus Celle hat mit seinen Vorschlägen die Funktionalität der Softwarelösung entscheidend beeinflusst. Das Ergebnis ist eine einfach zu bedienende Softwareanwendung, die keine Anwenderwünsche offen lässt.

DIE HERAUSFORDERUNG

Planung, Disposition und Kalkulation von wettbewerbsfähigen Transport- und Logistikdienstleistungen mittels Excel, Access, Telefon, Fax und E-Mail? Das erschien der OHE 2006 nicht mehr zeitgemäß. Deshalb beschloss das Unternehmen, ein neues, integriertes Software-system einzuführen. Außerdem sollte das neue Werkzeug den Datenaustausch zwischen den Abteilungen Vertrieb, Produktion, Abrechnung und den Werkstätten ermöglichen. Detaillierte Auswertungsmöglichen für das Management und Statistiken standen ebenfalls auf der Wunschliste.

Die OHE nahm Kontakt zu den ihnen bekannten Anbietern auf und begann die Angebote zu vergleichen. Die modular aufgebaute Software von Trapeze fiel durch ein durchdachtes Konzept auf. Am Ende überzeugte das Trapeze-System für Dienstplanung und Personaldisposition (Trapeze Operation Management System) die Verantwortlichen durch seinen Funktionsumfang und das gute Preis-/Leistungsverhältnis.

DAS PROJEKT

Die Planung und Disposition der Fahrzeuge und des Personals sowie die Verarbeitung der Grundlagendaten für die Lohnabrechnung waren schnell mit Trapeze Operation Management System umgesetzt. Doch die OHE-Verantwortlichen wünschten sich zusätzliche Funktionen, mit denen sie die speziellen Anforderungen im Güterverkehr abdecken konnten. Besonders wichtig war ihnen eine durchgängige Auftragsabwicklung von der Kalkulation über das Angebot bis zur Rechnungslegung. Sie diskutierten ihre Ideen mit der Trapeze-Produktentwicklung und stießen auf offene Ohren. Gemeinsam konnten so die Anforderungen aus der Praxis in das Softwaresystem übertragen werden.

Für die OHE-Projektleitung hatte diese Zusammenarbeit einen entscheidenden Vorteil: Sie konnte mit ihren Vorschlägen den Aufbau der Benutzeroberflächen und Funktionalitäten direkt beeinflussen. Sie erhielt quasi ein auf ihre Anforderungen im Güterverkehr maßgeschneidertes System. Trapeze wiederum profitierte vom direkten Kontakt zu den OHE-Experten und konnte eine einfach zu bedienende Softwareanwendung entwickeln, die sich quasi bereits in der Praxis bewährt hat und die sich ohne Programmieraufwand auf die individuellen Anforderungen des Marktes erweitern lässt.

DIE TECHNIK

Die Daten der OHE befinden sich auf einem Oracle-Server. Der Applikationszugriff wird über eine leistungsstarke Citrix-Serverfarm geregelt. Für die Ressourcen-Planung (Lok- und Personaleinsatz, Planzeiten und Bereitstellung) kommt Trapeze Operation Management System zum Einsatz. In Kürze sollen die Personalstammdaten automatisch vom Personalsystem IFS importiert werden. Ein entsprechender Lohndatenexport ist ebenfalls geplant. Die weiteren für den Güterverkehr typischen Anforderungen übernimmt das Trapeze-Modul. Für die OHE-Mitarbeiter bedeutet dies:

• schnellere Disposition und konsequente Überwachung der laufenden Verkehre,
• sichere Erfassung und einfache Auswertung der relevanten Betriebsdaten,
• zuverlässige Kostenkontrolle, Einnahmenermittlung und Nachkalkulation,
• effizientes Management der Werkstattleistungen,
• produktivere Abwicklung von Routineaufgaben.

Besonders wichtig ist der OHE die Flexibilität des Systems. Der OHE-Administrator kann die Darstellung der Benutzeroberflächen sowie die anwenderseitig verfügbaren Funktionen beeinflussen. Der Überblick über die Werkstattleistungen erfolgt beispielsweise nach dem „Ampel-Prinzip“. Dadurch können die Verantwortlichen sofort erkennen, ob alles im grünen Bereich ist oder ob Handlungsbedarf besteht.

DIE PRAXIS

Die Trapeze-Software wird seit 2009 in den Abteilungen Produktion, Vertrieb, Abrechnung und in zwei Werkstätten eingesetzt. Außerdem gibt es ein spezielles Informationssystem für den Vorstand. Insgesamt nutzen 14 Mitarbeiter das System regelmäßig, vier davon täglich. Da am Modul kontinuierlich gearbeitet wird, gehört eine Einweisung der Anwender durch die OHE-Systemspezialisten schon fast zur Routine. Für die Mitarbeiter ist dies zwar eine zusätzliche Belastung. Schließlich gilt es, ständig etwas Neues zu lernen und zu behalten. Die anfängliche Skepsis ist jedoch einer breiten Zustimmung gewichen und inzwischen will keiner mehr auf die neu gewonnenen Funktionalitäten verzichten.

Die Systemadministratoren der OHE wissen, wie wichtig eine vollständige, konsistente und verlässliche Datenbasis für die Analysen ist. Deshalb schätzen sie die einfache und zuverlässige Datenerfassung, die ihnen umfangreiche Kontrollmöglichkeiten bietet. Diverse, teilweise redundante Erfassungstools (Excel-Tabellen usw.) hatten in der Vergangenheit immer wieder für unterschiedliche Ergebnisse gesorgt. Diese Werkzeuge wurden inzwischen weitgehend durch das Trapeze-Modul für den Güterverkehr ersetzt. Da alle Kommunikationsinstrumente ebenfalls effektiv integriert wurden, gehören auch die zeitaufwändigen Absprachen per Telefon, Fax oder E-Mail der Vergangenheit an. So befindet sich beispielsweise das Leistungsmanagement-Formular der Werkstätten jetzt direkt im System und muss nicht mehr gesondert per Fax oder E-Mail übermittelt werden. Auch die regelmäßigen Statistiken lassen sich mit dem neuen Trapeze-Modul leichter erstellen und auswerten.

Nicht nur die Mitarbeiter in Disposition und Kalkulation arbeiten schneller und produktiver. Das Management wird bei seinen Entscheidungen durch top-aktuelle Auswertungen wichtiger Informationen unterstützt. Das findet auch Vorstand Michail Stahlhut: „Neben einer effektiveren Abwicklung des Tagesgeschäfts können nun auch aussagekräftige, das Management unterstützende Auswertungen und Analysen erzeugt werden. Das System gibt uns die Intelligenz mit Flexibilität auf die Fragen des Marktes zu antworten. Dadurch werden wir in dem sehr beweglichen Markt des Güterverkehrs auch morgen die richtigen Antworten auf die Fragen unserer Kunden haben.“

FAZIT

Die OHE ist mit ihrem neuen System sehr zufrieden. Erfolgsgarant des Projekts war die nach wie vor enge Zusammenarbeit der OHE-Mitarbeiter mit den Trapeze-Entwicklern. Noch wurden nicht alle OHE-Erwartungen erfüllt, aber der andauernde Gedankenaustausch sorgt für ein permanentes „Fine-Tuning“ des Systems mit immer neuen Verbesserungen.

Die nächsten Projekte sind bereits geplant. Die Wagenerfassung und das Schadwagenmanagement befinden sich derzeit in der Umsetzung, ebenso die Rechnungserfassung (Eingang). Außerdem wird das Trapeze-System gerade in der Lohnbuchhaltung eingeführt. Für die nahe Zukunft ist unter anderem eine SMS-Lösung zur Datenübermittlung vorgesehen, die die Telefonate zwischen den Triebfahrzeugführern und der Disposition überflüssig machen soll. Langfristig stehen ein optimierter Einsatz in der Vertriebsabteilung sowie Erweiterungen in der Statistik ganz oben auf der Prioritätenliste.

Weitere Informationen:
Annie Bundgaard, Trapeze: +45 87441600